Vzdělávací centrum
K čemu taflow je
Co systém řeší a co vědomě neřeší.
taflow je pro firmy, které prodávají práci svých lidí — údržbu, servis, řemeslo, správu nemovitostí. Tedy tam, kde se fakturuje odpracovaný čas a materiál, a kde většina lidí nesedí u počítače.
Hlídá tři věci, na kterých takovým firmám nejčastěji utíkají peníze:
- Kdo co dělal. Úkol má zadavatele, řešitele a termín. Zadání zůstává takové, jaké bylo zadané.
- Kolik to trvalo. Čas se měří stopkami z telefonu, ne dopisuje po týdnu od oka.
- Jestli se to dostalo na fakturu. Z odpracovaných hodin vzniká podklad k fakturaci — kolik hodin, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží.
Jak to jde za sebou
zadání úkolu → práce a stopky → hotovo → schválení → podklad → uzávěrka
vedoucí zaměstnanec zaměstnanec vedoucí účtárna správce
Každý krok má svého člověka a systém nedovolí ho přeskočit. Neschválené hodiny se do podkladu k fakturaci nedostanou — a je to schválně: fakturovat čas, který nikdo neprošel, znamená posílat zákazníkovi čísla, která nikdo neviděl.
Co systém vědomě NEDĚLÁ
Tohle není opomenutí, ale rozhodnutí:
| Nedělá | Proč |
|---|---|
| Nevystavuje faktury | Připraví podklad. Fakturu vystaví váš účetní systém, který na to má. |
| Nevede účetnictví | Totéž. |
| Nevede docházku ani dovolené | Na to máte docházkový systém. Dvě evidence dovolených by se dřív nebo později rozešly a od té chvíle by se nedalo věřit ani jedné. |
| Nevede sklad | Materiál na úkolu ano — sklad ne. |
| Neplánuje kapacity | Kapacita, která neví o dovolené, lže. Bez evidence absencí to nemá smysl stavět. |
Co zatím neumí
- Práci bez signálu. Stopky se přepnou až tam, kde signál je; čas se dá dopsat i zpětně. Je to největší kus práce, který systém čeká.
Na čem to stojí
Tři pravidla, která platí vždycky a nedají se obejít nastavením:
- Data jedné firmy se nikdy neukážou druhé. Systém používá víc firem najednou a každá vidí jen na svoje.
- Zpracovatel nepřepíše zadání. Řešitel mění průběh práce — stav, procenta, „hotovo". Co se má udělat, určuje zadavatel.
- Nikdo neschvaluje vlastní práci. Ani ten, kdo si úkol sám zadal.