Pro vedení

Majitel a jednatel vidí celou firmu — všechny lidi, všechny projekty, všechna čísla. Tahle stránka je o tom, kde ta čísla jsou a co znamenají.

Podklad k fakturaci

Sestavy → Podklad k fakturaci. Za období vyjde, kolik hodin se odpracovalo, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží.

Marže je rozdíl mezi tím, co práce firmu stála (nákladová sazba), a tím, co se za ni účtuje (fakturační sazba). Je to číslo, kvůli kterému systém vznikl — bez něj se pozná, že se pracovalo, ale ne jestli se vydělalo.

Do podkladu jdou jen schválené hodiny. Neschválené se přiberou, jen když to výslovně zaškrtnete — a systém řekne, o kolik hodin jde. Jsou mezi nimi zapomenuté stopky i překlepy; vyfakturovat je znamená poslat zákazníkovi čísla, která nikdo neviděl.

Sazby musí být vyplněné. Bez nich se hodina počítá jako nula a marže ukazuje odhad, ne skutečnost.

Co zahrnout

Odvedená práce se dělí na tři druhy podle toho, komu se účtuje:

• Fakturace ven — práce pro cizí firmy. Faktura odchází ze skupiny.
• Vnitropodniková přefakturace — práce pro vlastní firmu. Faktura vzniká stejně, jen zůstává uvnitř skupiny. Jestli je firma vlastní, se přepíná u firmy polem Vlastní firma.
• Vlastní režie — práce, která nemá příjemce: vlastní údržba, úklid areálu. Nikomu se nepřeúčtovává.

Volbou Co zahrnout si vyberete, co v podkladu bude. Výchozí je Vše, co se fakturuje (první dva druhy). Když potřebujete, aby seděl počet hodin s měsíční evidencí, zvolte Všechno včetně vlastní režie — režie se vypíše zvlášť pod čarou a do částky k fakturaci se nezapočítá.

Volba platí pro PDF i pro tabulku a promítne se do názvu staženého souboru, takže si za stejné období můžete stáhnout víc variant a nepřepíšou se.

Rozpad vidíte ještě před tiskem přímo na obrazovce: kolik hodin jde ven, kolik vnitropodnikově, kolik je režie a kolik se odpracovalo celkem.

Export do Excelu

Podklad do Excelu (XLSX) je hotová tabulka, ne holý výpis. Má dva listy:

• Souhrn — komu co vyfakturovat a rekapitulace, dá se rovnou vytisknout.
• Podrobnosti — jeden řádek na výkaz se zapnutým filtrem a zmrazenou hlavičkou. Odsud si účtárna dělá kontingenční tabulky.

Hodiny a částky jsou uložené jako čísla, ne jako text — dá se s nimi rovnou počítat. To je hlavní rozdíl proti CSV, ze kterého si Excel občas udělá z „4,5" datum.

Výkaz práce do Excelu má tři listy: souhrn po lidech, hotové úkoly a rozpracované.

Sloupec Druh (ven / vnitropodnikově / vlastní režie) je v obou exportech, takže si účtárna seřadí a vyřadí, co potřebuje.

Podklad jako CSV zůstává pro případy, kdy soubor čte jiný program než Excel — účetní systém, import někam jinam.

Kontrola evidence

Jedna obrazovka, která odpovídá na otázku „co brání fakturovat":

• neschválené hodiny i s částkou, o kterou jde
• vadné záznamy času — stopky přes noc, záznamy na pár vteřin
• objekty, na kterých se nic neděje
• lidé bez jediného úkolu
• úkoly bez odhadu, po termínu, nepřevzaté

Dřív to byl den ručního proklikávání. Teď to systém hlásí sám.

Co chodí e-mailem

Kdy	Co
prvního v měsíci	Souhrn za firmu — hodiny, marže, největší zakázky a co brání fakturovat
prvního v měsíci	Měsíční report vedoucím za jejich tým, s PDF v příloze
průběžně	Upozornění na přerůstající odhad, vrácené úkoly, zmínky

Souhrn vznikl proto, že se do systému nepřihlašujete každý den. Donese čísla, i když se nikdo nepřihlásí.

Na co se ptát

„Kolik nám visí neschválených hodin?" → Kontrola evidence. Dokud nejsou schválené, nejsou na faktuře.

„Vyděláváme na téhle zakázce?" → Karta projektu, oddíl ekonomika.

„Co se za rok udělalo na tomhle objektu?" → Karta objektu: úkoly, hodiny po měsících, materiál, fotky v čase.

„Dělá se vůbec?" → Kdo pracuje. Nejužitečnější je poslední skupina — kdo dnes vůbec nezačal.

Čemu věřit a čemu ne

Systém je přesný přesně tak, jak přesně do něj lidé zapisují. Proto:

• hodiny doplněné zpětně jsou označené a je u nich vidět, kdo je zapsal
• vadné záznamy systém označí, ale nerozhoduje o nich — to je na vedoucím
• dovolené a nemocenské tu nejsou. Na to máte docházkový systém; dvě evidence by se rozešly a od té chvíle by se nedalo věřit ani jedné. Měsíc v taflow proto ukazuje odpracovaný čas, ne docházku.