Pro vedoucí

Vedoucí vidí svoje lidi — ne celou firmu. Co uvidíte a co smíte schválit, se řídí tím, kdo je pod vámi.

Zadání úkolu

Vyplňte, co se má udělat, komu a do kdy. Zadání je pak zamčené: řešitel mění jen průběh (stav, procenta, „hotovo"). Zadavatel musí mít jistotu, že co zadal, to platí.

Dvě věci, které se vyplácejí:

• Odhad hodin. Bez něj systém neupozorní, že zakázka přerůstá. S ním přijde zpráva na 80 % a na 100 %.
• Kontrolní seznam. Řešitel body odškrtává, nesestavuje je. Úkol s otevřeným bodem neodejde ke schválení a „hotovo z procent" se přestane hádat.

Úkol jde zadat i celému oddělení místo jmenovitě — takový je „volný" a kdokoliv z oddělení si ho může vzít.

Vzkazy u úkolu

Na kartě úkolu je sekce Poznámky a domluva. Napsaný vzkaz se dozvědí všichni, kdo úkol sledují; napsáním @jména přizvete konkrétního člověka — přijde mu upozornění s odkazem přímo sem a úkol pak uvidí, i kdyby na něj jinak nedosáhl.

Do vzkazu jde vložit obrázek, a to třemi způsoby:

• Ctrl+V — snímek obrazovky nebo zkopírovanou fotku vložíte rovnou do pole se vzkazem,
• přetažením souboru na formulář,
• tlačítkem Obrázek — na telefonu nabídne i vyfocení.

Obrázek se ukáže v bublině vzkazu a zároveň se přidá do fotodokumentace úkolu. Je to doklad o práci úplně stejně jako fotka nahraná z terénu — a když někdo ten vzkaz později smaže, fotka u úkolu zůstane.

Samotný obrázek stačí, text psát nemusíte. Najednou jich jde přiložit nejvýš deset.

Schvalování

Dokončený úkol čeká na vás. Podíváte se na poznámky, fotky a vykázaný čas a buď schválíte, nebo vrátíte s důvodem. Důvod není formalita — je to jediné, z čeho řešitel pozná, co má dodělat.

Schvalovat jde i z terénu: v pracovním režimu je nad vlastní prací sekce „Čeká na tvoje schválení".

Výkazy práce se schvalují hromadně — označíte a schválíte najednou. Po jednom by to nikdo neproklikal a neschválené hodiny se do fakturace nedostanou.

Doplnění času zpětně

Když si někdo čas nezapsal, je na to obrazovka Doplnit časy. Vyberete člověka a měsíc a píšete řádky projekt — hodiny, jak je máte poznamenané. Nahoře běží průběžný součet, ať se dá porovnat s vlastní evidencí.

Tři věci, které je dobré vědět:

• Hodiny se rozepíšou do pracovních dnů po osmi. Konkrétní dny se zpětně dohledat nedají a systém je potřebuje; měsíční součet zůstane přesně takový, jaký zadáte.
• Je vidět, že jste je zapsal vy. V přehledu výkazů je pod jménem „zapsal …". Nevznikly u toho, kdo práci odvedl, takže se mají projít.
• Zaškrtnutím „Rovnou schválit" ušetříte druhý krok. Vlastní hodiny si tudy neschválíte.

Doplňování je záchranná cesta, ne způsob evidence. Kdyby se takhle vedl celý měsíc, nikdo by nevěděl, co se dělo který den.

Co sledovat

Kde	Co z toho máte
Kdo pracuje	Kdo právě měří čas, kdo dnes skončil a kdo dnes vůbec nezačal — poslední skupina obvykle znamená zapomenuté stopky.
Kontrola evidence	Co brání fakturovat: neschválené hodiny, vadné záznamy, úkoly bez odhadu.
Karta objektu	Co se za rok udělalo na Střížovicích a za kolik.
Měsíční report	Chodí e-mailem prvního v měsíci za váš tým.

Vadné záznamy času

Systém označí, co vypadá na chybu — stopky přes noc, záznam na pár vteřin, chybějící druh činnosti. Rozhodnout musíte vy: co byly zapomenuté stopky a co skutečná přesčasová práce. Systém to za vás neuhodne a schválně o to nezkouší.