Úkoly · odpracovaný čas · podklad k fakturaci
Prodáváte práci svých lidí.
Víte jistě, že je celá na faktuře?
Systém hlídá tři věci, na kterých firmám nejčastěji utíkají peníze: kdo co dělal, kolik to trvalo a jestli se to dostalo do fakturace. Postavený pro firmy, jejichž lidé pracují venku — ne u počítače.
Posekat zahradu — bytový dům
Vyskladnit závoz
Odvoz dřeva — pila
Pracovní režim na telefonu. Vzhled i hustotu si každý nastavuje sám.
Proč
Tohle se ve firmách děje pořád dokola
Hodiny, které nikdo neodsouhlasil
Práce je hotová, čas zapsaný — a pak leží měsíc bez povšimnutí. Než se na to přijde, zákazník už fakturu za to období dostal.
Zadání, které se cestou změnilo
Zadavatel řekl jedno, u předání se ukáže druhé. Bez záznamu se nedá dohledat, kdo a kdy to přepsal.
Nadřízený, který nevidí do práce
Vedoucí ví o práci jen to, co mu kdo řekne. Zeptat se musí telefonem a odpověď si zapsat na papír.
Každá z těch věcí zvlášť vypadá jako maličkost. Dohromady z nich je nedůvěra ve vlastní čísla — a to je drahé.
Co to umí
Co s tím taflow dělá
Nadřízený vidí práci svých lidí
Lidé mají v systému nadřízené. Kdo je nad vámi, vidí vaši práci — i když s vámi zrovna není na společné zakázce. Nemusí se to nastavovat u každého úkolu zvlášť.
Zadání nikdo nepřepíše
Kdo úkol řeší, může měnit průběh, ne zadání. Termín, rozsah a popis mění jen zadavatel a jeho nadřízený. U každého úkolu je historie i s tím, co bylo předtím, a smazané se neztrácí.
Hotovo neznamená uzavřeno
Řešitel odklikne hotovo a úkol jde zadavateli ke schválení. Ten potvrdí, nebo vrátí s důvodem, co dodělat. Nic se neuzavře samo.
Marže, ne jen odpracované hodiny
Každý člověk má sazbu nákladovou i fakturační. U zakázky tak vidíte nejen kolik stála, ale kolik na ní zbylo. Sazby se zmrazí k datu práce, takže se starší podklady zpětně nemění.
Systém sám hlásí, kde evidence nesedí
Neschválené hodiny a jejich cena, směna přes dvanáct hodin, dvouminutový záznam, zakázka bez jediného úkolu. Kontrola běží pořád a rovnou říká, co to znamená pro fakturaci.
Chat, ze kterého vznikne úkol
Zprávy kolegům přímo v systému — i hlasovkou z terénu, která se sama přepíše na text. Z domluvy se jedním klepnutím stane úkol s termínem a v rozhovoru po něm zůstane odkaz. Nadobro odpadá „to jsme si přece říkali".
Upozornění, které dojde i na zamčenou obrazovku
Nová práce, vrácený úkol, zpráva od kolegy. Každý si sám nastaví, co chce e-mailem, co jen ve zvonečku a co na telefon — a co vůbec. Nikdo mu do toho nemluví.
Úkol, který přerůstá zadání
Když se na úkolu naodpracuje víc, než se čekalo, dozví se to zadavatel týž den — ne až při sestavování faktury, kdy se s tím nedá nic dělat.
Jak to funguje
Cesta jedné zakázky, od zadání k faktuře
Pět kroků. U každého je napsané, co se v něm obvykle ztratí — protože právě tam systém zasahuje.
-
1
Zadání
Vedoucí zadá úkol: co, kde, do kdy a kolik to má zabrat. Buď jmenovitě, nebo celému oddělení.
Bez odhadu hodin se pak nedá poznat, že práce přerostla.
-
2
Rozdělení
Lidé si volný úkol berou sami. Kdo si ho vezme, ostatní to vidí — nevyjedou na totéž dva.
Tady vznikají promarněné cesty.
-
3
Práce v terénu
Stopky jedním klepnutím, fotka z místa, poznámka pro zadavatele. Na jedné zakázce může být celá parta.
Co se nezapíše na místě, to se večer nedopočítá.
-
4
Schválení
Řešitel odklikne hotovo, zadavatel potvrdí nebo vrátí s důvodem. Nic se neuzavře samo.
Neodsouhlasené hodiny leží měsíc a pak už je pozdě.
-
5
Podklad k fakturaci
Uzávěrka měsíce: hodiny, materiál, sazby a marže na jednom místě. Co je v podkladu, to se už potichu nemění.
Tady se ukáže všechno, co se předtím zanedbalo.
Posekat zahradu — bytový dům
SchválenoOdhad 16 h · odpracováno 18,5 h
Přerostlo odhad. Zadavatel se to dozvěděl v den, kdy se hranice překročila — ne až u faktury.
Čísla
Ne kolik jsme odpracovali. Kolik nám z toho zbylo.
Odpracované hodiny umí spočítat každý. Otázka, na které záleží, zní jinak: vydělala ta zakázka, nebo jsme na ni doplatili?
- Dvě sazby u každého člověka Nákladová říká, co nás jeho hodina stojí. Fakturační, za kolik ji prodáváme. Rozdíl je marže — a ta je vidět u každého úkolu i u celé zakázky.
- Sazby zmrazené k datu práce Když se ceník v květnu změní, lednové podklady zůstanou takové, jaké byly. Zpětně přepočítaná historie je nejrychlejší způsob, jak přijít o důvěru ve vlastní čísla.
- Uzávěrka, po které se nehýbe Co je jednou v podkladu k fakturaci, to se už nedá potichu upravit. Oprava jde, ale je po ní stopa.
Pro vedení
Systém, který sám řekne, že se nepoužívá
Nejdražší způsob, jak přijít o peníze, není špatný systém. Je to systém, o kterém si myslíte, že funguje — a přitom se půlka práce dál domlouvá telefonem.
Poznat se to dá až u fakturace, kdy čísla nesedí a nikdo neví proč. Proto se taflow ptá sám: kdo se dva týdny nepřihlásil, kdo tenhle měsíc nevykázal ani hodinu a které zadané úkoly řešitel vůbec neotevřel.
- Kontrola evidence běží pořád Ne report, který si někdo jednou za čas vyžádá. Nálezy se počítají při každém otevření a u každého je napsané, co znamená pro fakturaci.
- Vidíte, kdo úkol ještě ani neotevřel Jako přečtení zprávy, jen u úkolu. Mlčení už neznamená obojí.
Využití systému
za posledních 14 dníKontrola evidence
4 nálezyDo faktury se nedostanou, dokud je někdo nepotvrdí.
Zadavatel si myslí, že se na tom pracuje. Nepracuje.
Do podkladu k fakturaci se nedostanou.
Pro koho
Co z toho má kdo
Systém platí majitel, ale používá ho i ten, kdo o něj nestál. Když nesedí jemu, nebude z něj mít nic ani vedení.
- Ráno vidí, co má dnes udělat — bez telefonátů.
- Stopky jedním klepnutím, ne formulář o osmi polích.
- Fotku a poznámku pošle z místa, ne večer z paměti.
- Nikdo mu zpětně nepřepíše, co měl zadané.
- Vidí práci svých lidí, i mimo společné zakázky.
- Ví, kdo právě pracuje a kdo dnes ještě nezačal.
- Hodiny neodklikává: co do týdne nevrátí, schválí se samo.
- Dozví se týž den, že úkol přerůstá odhad.
- Marže u každé zakázky, ne jen odpracované hodiny.
- Podklad k fakturaci bez dohledávání a dopisování.
- Systém sám hlásí, kde evidence nesedí.
- Historie, ve které je vidět, kdo co kdy změnil.
Kdo právě pracuje
stránka se sama obnovujeA pod tím ti, kdo dnes skončili — a hlavně ti, kdo dnes vůbec nezačali. Ta poslední skupina obvykle znamená zapomenuté stopky.
Pro terén
Postavené pro lidi, kteří nesedí u počítače
Většina systémů na řízení práce počítá s kanceláří. Tenhle ne. Člověk v terénu má vlastní obrazovku: velká tlačítka, žádné menu, ovládá se palcem a v rukavicích.
Stopky jedním klepnutím
Na úkol i bez něj: průběžnou práci na objektu pustí a přepne jedno klepnutí. Pauza na oběd se nefakturuje, omylem spuštěné stopky se nezapíšou.
Funguje i bez signálu
Stopky, fotky, poznámky i Hotovo se uloží v telefonu a odešlou se samy, až bude signál. Vedoucí vidí, co přišlo dodatečně.
Fotka i hlas rovnou z místa
Fotka, nebo jen namluvená poznámka místo psaní v rukavicích. Navigace na objekt a zavolání zadavateli jedním klepnutím.
Práce pro celou partu
Na jedné zakázce dělají tři, stopky pustí jeden — čas se zapíše všem.
Obrazovka podle sebe
Čtyři vzhledy a tři hustoty. Kdo má úkolů dvacet, dostane je na jednu obrazovku; kdo pracuje v rukavicích, má velká tlačítka.
Vidí, od koho práce přišla
U každého úkolu je jméno zadavatele. Vlastní poznámku si člověk může sám zrušit — cizí práci ne.
Zprávy kolegům z terénu
Ikona v liště otevře chat, aniž by se opustila rozdělaná práce. Firma to může vypnout.
Upozornění na telefon
Proužek na zamčené obrazovce. Aplikace na ploše, žádné stahování z obchodu.
Nainstaluje se na plochu telefonu jako aplikace. Nic se nestahuje z obchodu, stačí prohlížeč.
Komunikace
Domluva, ze které zbude úkol
Nejdražší věta ve firmě je „to jsme si přece říkali". Vnitrofiremní chat je uvnitř systému právě proto, aby z domluvy šlo jedním klepnutím udělat práci, která má termín a někoho, kdo ji má.
Jan Novák
Mistr · u systému
Na tom sídlišti chybí štěrk, bez něj to nedoděláme.
7:12
Objednám dnes, ať to máte zítra ráno.
7:14
📋 Objednat štěrk na sídliště
Úkol Objednat štěrk na sídliště Zadáno · do 21.8.7:14
Jan píše…
7:15
Takhle to tam vypadá.
7:16
Díky, přidal jsem to k úkolu.
7:17
Jan zapnul šifrování rozhovoru
Sazbu pro toho zákazníka posílám sem, ať to nechodí mailem.
9:02
Mám. Od zítřka podle toho počítám.
9:04
Úkol přímo ze zprávy
Z „hele, mrkni na to" vznikne klepnutím skutečný úkol. V rozhovoru po něm zůstane kartička s odkazem a s tím, jak na tom dnes je.
Hlasovka pro ruce v rukavicích
Napsat odstavec o tom, co se stalo na stavbě, je práce. Říct to je deset vteřin. Přehraje se přímo v bublině — a sama se přepíše na text, takže se dá i přečíst. Přepisuje náš server, nahrávka nikam neodchází.
Vzít zpět, ne zamést
Vlastní zprávu jde ztlumit — sbalí se do řádku a kdokoliv si ji rozbalí. Mazání pro všechny tu není: po domluvě o práci má zůstat stopa.
Oddělený od podpory
Zprávy kolegům a dotazy na nás jsou dvě různá okna, dvě různé tabulky a dvě různé barvy. Nemají spolu společného nic.
Nikdy přes hranici firmy
V seznamu lidí jsou jen kolegové z vaší firmy. Ani hledáním ve zprávách se nedostanete do rozhovoru, ve kterém nejste.
Nerušit, když se pracuje
Klid na pár hodin. Zprávy chodí dál, jen na vás nesvítí — a nastavený klid se sám odbourá, když na něj zapomenete.
Do telefonu, i mimo systém
Proužek na zamčené obrazovce. Funguje v aplikaci na ploše na Androidu i na iPhonu, bez stahování z obchodu.
Šifrování na klepnutí
Kdo si potřebuje napsat něco důvěrného, zapne v rozhovoru šifrování jedním přepínačem. Systém od té chvíle zprávy ukládá zašifrované.
Proč to není Messenger nebo WhatsApp. Ne kvůli funkcím — ty jsou tam lepší. Kvůli tomu, že domluva o práci má zůstat u té práce. Ve skupině na telefonu se za půl roku nedohledá nic, a odejde-li člověk z firmy, odejde s ním i historie.
Asistent u úkolů
Když si s tím v domluvě nikdo neví rady
Někdo popíše problém z terénu, druhý přidá zkušenost — a pak to týden stojí, protože nikdo neví, jak dál. Vedle tlačítka Odeslat je ikona asistenta. Přečte zadání úkolu, vykázané hodiny, přiložené fotky, dokumenty i celou domluvu a navrhne krátkou odpověď.
Najít řešení
Pochopí, o co se lidé přou nebo kde uvízli, a navrhne konkrétní postup, materiál nebo provedení.
Shrnout stav
Co se udělalo, na čem se lidé shodli, co zůstalo otevřené a na kom to teď stojí.
Na co se zapomnělo
Vypíše otázky, na které v domluvě nikdo neodpověděl a bez kterých se nedá rozhodnout.
Odpovědět na poslední zprávu
Zareaguje jen na poslední vzkaz, ne na celou diskuzi.
Rozepsat na kroky
Z úkolu udělá body kontrolního seznamu. Nabízí se jen tomu, kdo smí měnit zadání.
Přečte i přílohy
Otevře PDF včetně naskenovaných, tabulky i dokumenty. Když příloze nerozumí, řekne to, místo aby si domýšlel.
Nic se nevloží samo
Asistent návrh napíše, do domluvy ho ale vždycky dá člověk — a ten za něj pak ručí. Dá se nechat přepsat jinak, upřesnit vlastními slovy, nebo zahodit. Vložená zpráva je v domluvě na první pohled poznat, včetně toho, kdo ji potvrdil.
Zapíná si ho firma, ne my
Ve výchozím stavu je vypnutý. Při dotazu odchází obsah úkolu mimo náš systém, a to není rozhodnutí, které by za vás měl udělat někdo jiný. Povolit se dá i jen vybraným lidem — ostatní ikonu vůbec neuvidí.
Platíte přímo poskytovateli
Účet u poskytovatele AI si zřizuje firma sama a měsíční strop si u něj sama nastavuje. Nic nepřeprodáváme a nic si za to neúčtujeme — v ceně systému asistent není, protože není naše, co spotřebuje.
Jeden dotaz nad běžným úkolem vyjde na haléře až koruny podle délky domluvy a počtu příloh. Přímo v nastavení je vidět, kolik dotazů se za měsíc položilo a co odhadem stály — a co si má asistent číst, se dá omezit.
Data a soukromí
Vaše čísla zůstávají vaše
Do systému jde evidence práce a hodinové sazby lidí. To není nic, co by se svěřovalo jen tak — proto o tom mluvíme dřív, než se zeptáte.
Každá firma sama pro sebe
Data jedné firmy nejsou dosažitelná z druhé — nedrží to nastavení, které se dá překliknout, ale filtr zapečený do každého dotazu v systému. Hlídají to testy, které nasazení zastaví, kdyby ho někdo obešel.
Kdo vidí na koho
Vedoucí vidí práci svých lidí. Řadový zaměstnanec vidí svoji a to, co se řeší v jeho oddělení. Mzdové sazby a marže vidí jen ten, kdo má přístup k ekonomice — a to není každý vedoucí.
Nic se neztrácí a nic nemizí potichu
U každého úkolu je historie: kdo změnil termín, rozsah nebo popis, kdy a co tam bylo předtím. Smazané končí v koši, ne v nenávratnu. Co je jednou v podkladu k fakturaci, to se už nedá tiše upravit.
Citlivé funkce si zapínáte sami
Sledování polohy je od začátku vypnuté a zapnout si ho může jen správce vaší firmy — ne my. Totéž platí pro zapisování času za kolegy nebo odběr termínů do kalendáře. U každého přepínače je napsané, kdy ho zapnout a kdy raději ne.
Přihlášení firemním účtem Microsoft
Kdo má ve firmě Microsoft 365, přihlásí se stejným účtem jako do Outlooku a další heslo si nepamatuje. Když odejde a vaše IT mu účet zablokuje, zavře se mu i tenhle systém. Účet tím nikdo nezaloží — přihlásí se jen ten, koho jste pozvali.
Kód z telefonu tam, kde jde o peníze
Majitel a správce systému opisují při přihlášení i kód z telefonu, protože dosáhnou na sazby a mzdové náklady. Platí to i po přihlášení přes Microsoft. Komu dalšímu ho zapnout, rozhodujete sami u každého člověka.
Co nedělá
Co taflow nedělá
Nesnaží se být systém na všechno. Nevystavuje faktury, nevede účetnictví, nenahrazuje docházku ani sklad — na to máte jiné nástroje a dělají to líp.
Připraví podklad k fakturaci: kolik hodin, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží. Fakturu z něj vystaví váš účetní systém.
Proč to považujeme za přednost
Systém, který umí všechno, se špatně učí a ještě hůř používá. Lidé v terénu ho po měsíci obejdou a firma je zpátky u papírů a telefonátů.
Dělá pár věcí a dělá je tak, aby je používali i ti, kdo si systém nepřáli.
Otázky
Na co se ptají nejčastěji
Musí to používat úplně všichni?
Prakticky ano, jinak čísla nesedí — a systém, kterému se nevěří, nikdo neotevře. Právě proto je pracovní režim tak holý: člověk v terénu se v něm nemá co učit. Pár klepnutí denně, žádné menu, žádné formuláře.
Co když někdo nemá signál?
Pracovní režim jede i bez signálu. Stopky, Hotovo, poznámky, fotky, materiál i body seznamu se uloží v telefonu a odešlou se samy, až signál bude — vedoucí u nich vidí značku „bez signálu". Jen se signálem jde zadat nový úkol, schvalovat a psát kolegům. Stačí mít pracovní režim jednou otevřený se signálem; na iPhonu se pak fronta odešle, až bude aplikace otevřená.
Jak dlouho trvá, než to začne fungovat?
Nasazení je otázka odpoledne. Co zabere víc času, jsou dvě věci na vaší straně: doplnit hodinové sazby lidí a začít u úkolů psát odhad hodin. Bez sazeb systém neumí marži, bez odhadů neupozorní na přerůstající zakázku.
Nahradí nám to účetní systém?
Ne a nesnaží se o to. Připraví podklad — kolik hodin, na čem, pro koho, za kolik a s jakou marží. Fakturu z něj vystaví ten systém, který na to máte. Stejně tak nenahrazuje docházku ani sklad.
Musíme kvůli tomu něco instalovat?
Ne. Běží to v prohlížeči. Na telefonu se dá přidat na plochu a chová se pak jako aplikace — nic se nestahuje z obchodu a nic se neaktualizuje ručně.
Co se stane s daty, když skončíme?
Jsou vaše. Podklady k fakturaci a měsíční výkazy si stáhnete kdykoliv sami v PDF. Kompletní vydání dat je otázka domluvy a nic za něj nechceme — systém, který si data drží jako rukojmí, byste si stejně neměli pořizovat.
Kolik taflow stojí?
Základ je 490 Kč měsíčně bez DPH a zahrnuje 3 uživatele a 10 GB úložiště. Každý další uživatel stojí 89 Kč měsíčně. U ročního předplatného se platí 10 měsíců z dvanácti. Přesnou cenu si spočítáte v konfigurátoru objednávky.
Pro jak velkou firmu se taflow hodí?
Pro firmy zhruba od tří do stovky lidí, kde část lidí pracuje mimo kancelář — stavby, řemesla, údržba, montáže, úklid, technické služby. Pro jednotlivce je to zbytečné, pro velký podnik s vlastním IT oddělením zase málo.
Je náš interní chat bezpečný?
Zprávy mezi kolegy leží na vašem vlastním serveru, ne u cizí chatovací aplikace. Kdokoliv z dvojice si navíc přímo v rozhovoru může zapnout šifrování — od té chvíle se nové zprávy ukládají tak, že je nepřečte ani přímý pohled do databáze. Hodí se, když si lidé potřebují napsat něco důvěrného.
Ozvěte se
Napište nám. Odpovídá člověk.
Žádné obchodní kolečko. Buď se zeptáte na cokoliv, co vás zajímá, nebo rovnou řeknete, že to chcete zkusit — a my vám firmu založíme.
- Odpovíme do druhého dne
- Většinou dřív. Píše vám ten, kdo systém staví, ne přeprodejce.
- Nasazení je otázka odpoledne
- Firmu zavedeme, lidi si pozvete sami e-mailem. Nic se neinstaluje.
- Nezavazujete se ničím
- Dotaz je dotaz. Ani žádost o firmu není objednávka — cenu si řekneme dřív.
Máte přístup? Přihlaste se.
Firemním účtem Microsoft, nebo e-mailem a heslem. Systém sám pozná, do které firmy patříte.
Přihlásit seJeště ho nemáte? Napište nám, firmu vám založíme.